Plan de formation en entreprise : comment le construire sans oublier vos obligations ?

Plan de formation ou plan de développement des compétences : de quoi parle-t-on ?

Le plan de formation en entreprise est le document qui organise les actions de formation décidées par l’employeur pour ses salariés. Depuis le 1er janvier 2019, son nom juridique est plan de développement des compétences, même si l’ancienne appellation reste courante dans les pratiques RH.

Depuis le 1er janvier 2019, le plan de formation est appelé plan de développement des compétences, dans le cadre de la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018.

Le PDC ne doit pas se réduire à un catalogue de stages. Il traduit les besoins de l’entreprise en actions concrètes de formation professionnelle continue : adaptation au poste de travail, maintien dans l’emploi, employabilité et développement des compétences. Par exemple, il peut préparer l’arrivée d’un nouvel outil métier, accompagner une évolution d’organisation ou renforcer la polyvalence d’une équipe.

Le Code du travail encadre cette démarche, notamment par les articles L6312-1 et L6321-1. Le plan peut réunir des formations obligatoires et non obligatoires, en présentiel, à distance, en formation interne ou externe. Il relève de l’initiative de l’employeur, contrairement au CPF mobilisé par le salarié.

Sa construction associe généralement la DRH, le responsable formation et les managers. Les besoins remontent des entretiens professionnels, des fiches de poste ou du référentiel de compétences, puis sont rapprochés de la stratégie et de la GEPP. La consultation du CSE s’inscrit également dans le cadre prévu par l’article L2312-22. Pour approfondir la démarche, vous pouvez découvrir nos conseils sur la formation professionnelle.

Le plan de formation est-il obligatoire pour l’employeur ?

Non, l’employeur n’est pas soumis à une obligation générale de formaliser chaque année un plan de formation. En revanche, l’absence de document ne le dispense pas de ses obligations de formation employeur, notamment lorsque les métiers, les outils ou l’organisation évoluent.

L’article L6321-1 du Code du travail impose à l’employeur d’assurer l’adaptation du salarié à son poste de travail et de veiller au maintien de sa capacité à occuper un emploi. Une PME qui déploie un nouveau logiciel métier doit donc accompagner les salariés concernés, même sans PDC formalisé. Certaines formations obligatoires, liées par exemple à la sécurité ou à la conformité, doivent également être organisées.

En 2023, 41 % des salariés ont suivi au moins une formation financée ou organisée par leur employeur. Source : DARES, données 2023.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE doit être consulté dans le cadre prévu par l’article L2312-22 du Code du travail. Le plan de développement des compétences permet alors de rendre les priorités, le calendrier et les moyens plus lisibles. Vous pouvez aussi vérifier les obligations et le contenu du plan de formation.

Le défaut d’adaptation peut exposer l’entreprise à un litige, notamment si un salarié devient inapte à suivre l’évolution de son poste faute de formation. Formaliser le plan reste donc une précaution utile : il aide à prouver les actions engagées, à anticiper les besoins et à éviter les formations décidées dans l’urgence.

Quels salariés et quelles actions intégrer au plan ?

Le plan de développement des compétences peut concerner tous les salariés, sans condition d’ancienneté, quel que soit leur contrat ou leur poste. L’employeur sélectionne les bénéficiaires selon des besoins professionnels objectifs, sans choix discriminatoire lié notamment à l’âge, au sexe, à l’origine, à l’état de santé ou à l’activité syndicale.

Le PDC doit d’abord couvrir les formations obligatoires en entreprise, par exemple celles nécessaires à la sécurité, à la conformité ou à l’exercice d’une fonction. Il peut ensuite intégrer des actions non obligatoires destinées à faciliter l’adaptation au poste, le maintien dans l’emploi, la polyvalence ou une évolution professionnelle.

Une assistante administrative peut ainsi suivre une formation à un nouvel outil, tandis qu’un salarié expérimenté engage une VAE. Le bilan de compétences nécessite l’accord du salarié lorsqu’il est proposé dans ce cadre. La formation linguistique peut, dans certaines conditions, viser un diplôme ou une certification attestant un niveau de français au moins égal à A2.

Pour éviter les arbitrages subjectifs, la DRH, le responsable formation et les managers peuvent croiser les entretiens professionnels, les fiches de poste et la matrice de compétences. Cette méthode rend les priorités du plan de formation plus transparentes et directement reliées aux besoins réels.

Comment analyser les besoins de formation ?

L’analyse des besoins de formation consiste à comparer les compétences dont l’entreprise dispose aujourd’hui avec celles dont elle aura besoin pour réaliser ses projets. Elle doit croiser les priorités collectives et les besoins individuels, plutôt que compiler toutes les demandes reçues.

Commencez par recenser les orientations stratégiques, les projets à venir et les évolutions des métiers. Le déploiement d’un CRM, par exemple, peut exiger de nouvelles compétences techniques, mais aussi une adaptation des méthodes de travail. La GEPP, les fiches de poste actualisées et le référentiel de compétences permettent de traduire ces changements en capacités attendues.

Confrontez ensuite cette cible aux compétences disponibles. Utilisez les entretiens annuels et professionnels, les retours des managers, une people review, des questionnaires ou l’observation en situation de travail. Les aspirations des salariés comptent également : un souhait de polyvalence ou d’évolution peut répondre à un besoin futur de l’entreprise.

Reportez les résultats dans une matrice de compétences, puis qualifiez chaque écart selon son urgence, son impact et le nombre de salariés concernés. Distinguez ce qui relève d’une formation, d’un accompagnement managérial ou d’une réorganisation. Cette hiérarchisation transforme les constats en actions utiles pour le plan de développement des compétences. Pour structurer ce travail, vous pouvez utiliser un exemple de plan de formation avec une trame Excel.

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